Política de Privacidad

Esta Política se aplica a la plataforma web de Zihin y a la aplicación móvil Zihin AI (iOS), mediante la cual los usuarios finales de las organizaciones clientes conversan con agentes de IA. Zihin actúa en dos roles distintos en el tratamiento de datos personales:

1.1. Como Responsable. Para los datos personales de los administradores y operadores del tenant (nombre, e-mail, hash de contraseña, billing, telemetría de uso de la plataforma), Zihin es Responsable y determina las finalidades y los medios del tratamiento.

1.2. Como Encargado. Para los datos personales que el Cliente (tenant) procesa por medio de la plataforma — incluyendo contenido de mensajes, datos de clientes finales del Cliente, datos accedidos vía conexiones a bases de datos, payloads de triggers y MCPs, y demás datos bajo control y direccionamiento del Cliente — Zihin actúa como Encargado. El Cliente es el Responsable de esos datos y responde por la base legal y la finalidad del tratamiento. Las obligaciones de Zihin en esa calidad están detalladas en el DPA anexo a los Términos de Uso.

2.1. Datos de registro y cuenta:

• Nombre completo del administrador
• E-mail corporativo
• Hash de contraseña
• Información de cobro (vía Stripe; no almacenamos datos de tarjeta directamente)
• Identificación del tenant

2.2. Datos técnicos y de uso:

• Dirección IP, navegador, user agent
• Telemetría de uso de la plataforma
• Logs de llamadas a la API
• Métricas de tokens consumidos y costos
• Tiempos de respuesta y selección de proveedores
• Eventos de error y diagnóstico

2.3. Contenido enviado para procesamiento por IA:

• Prompts e instrucciones
• Archivos adjuntos
• Historial de conversación
• Salidas generadas por modelos
• Datos retornados de conexiones y MCPs configurados

2.4. Datos tratados por la aplicación móvil Zihin AI (iOS):

• Nombre, e-mail e identificador del usuario y de la organización (tenant)
• Contenido de las conversaciones con los agentes
• Notas de voz grabadas con el micrófono
• Fotos tomadas con la cámara o elegidas de la biblioteca de fotos
• Archivos que el usuario adjunta

Estos datos se tratan exclusivamente para prestar el servicio (funcionalidad de la aplicación) y están vinculados a la cuenta del usuario. La aplicación solo solicita acceso al micrófono, a la cámara o a la biblioteca de fotos cuando el usuario decide grabar una nota de voz o adjuntar una foto o un archivo. La aplicación no usa los datos para rastreo ni para publicidad y no recopila la ubicación del usuario.

Las cuentas de la aplicación son aprovisionadas por el administrador de la organización cliente; la aplicación no ofrece creación ni eliminación de cuentas.

Para los ítems de las secciones 2.3 y 2.4, el tratamiento ocurre en la calidad de Encargado, bajo el direccionamiento del Cliente.

Zihin utiliza datos para:

• Proveer la plataforma y sus recursos
• Enrutar solicitudes a los proveedores de IA seleccionados por el Cliente
• Operar el enrutamiento entre proveedores de IA y el mecanismo de contingencia (fallback), usando métricas operativas como el tiempo de respuesta, la tasa de error y el consumo de tokens
• Prevenir fraude, abuso y amenazas a la seguridad
• Monitorear el rendimiento y la estabilidad
• Procesar pagos y gestionar suscripciones
• Comunicar sobre la cuenta, actualizaciones y soporte
• Cumplir obligaciones legales y fiscales

Entrenamiento de modelos. Zihin no entrena ni ajusta (fine-tuning) modelos propios con el contenido de las conversaciones, notas de voz, fotos o archivos de los usuarios. El contenido se reenvía a los proveedores de IA enumerados en la sección 4 únicamente para generar la respuesta solicitada.

Protección por los proveedores de IA. Zihin utiliza estos proveedores bajo las condiciones comerciales de API y los acuerdos de tratamiento de datos (DPA) de cada uno. Estas condiciones exigen una protección de los datos personales igual o equivalente a la prevista en esta Política: confidencialidad, seguridad, uso únicamente para generar la respuesta y retención limitada. Bajo estas condiciones, el contenido enviado por la API no se utiliza para entrenar los modelos de los proveedores.

Zihin no vende datos personales bajo ninguna circunstancia.

Proveedores de IA utilizados. La lista de proveedores es cerrada: OpenAI, Anthropic, Google y xAI (Grok), además de OpenRouter, agregador de modelos que se usa solo cuando el Cliente configura su propia clave de acceso, en cuyo caso la solicitud se reenvía al proveedor del modelo elegido por el Cliente. La transcripción de notas de voz la realiza OpenAI. Los cambios en esta lista se reflejarán en esta Política.

Protección por los proveedores de IA. Zihin utiliza estos proveedores bajo las condiciones comerciales de API y los acuerdos de tratamiento de datos (DPA) de cada uno. Estas condiciones exigen una protección de los datos personales igual o equivalente a la prevista en esta Política: confidencialidad, seguridad, uso únicamente para generar la respuesta y retención limitada. Bajo estas condiciones, el contenido enviado por la API no se utiliza para entrenar los modelos de los proveedores.

Consentimiento. Además de la aceptación del administrador de la organización cliente, la aplicación móvil muestra a cada usuario, en el primer acceso, una pantalla de consentimiento que informa qué datos se envían (texto, notas de voz y su transcripción, fotos, archivos y el historial de la conversación), a quién (los servidores de Zihin AI, Inc. y los proveedores de IA enumerados arriba) y para qué (solo generar las respuestas). A continuación, la aplicación solicita el permiso del usuario (Permitir / No permitir). Sin el permiso, no se envía nada y el usuario cierra la sesión. El usuario puede revisar y retirar el permiso en cualquier momento en Perfil → Datos e IA.

Cuando el Cliente o el usuario realiza una solicitud, se reenvían al proveedor LLM seleccionado por el propio Cliente:

• Prompt y contenido de entrada, incluidas las notas de voz, imágenes y archivos adjuntos
• Instrucciones de sistema (cuando están configuradas)
• Historial de conversación (cuando aplica)

No se comparten con los proveedores:

• E-mail o identificación personal del administrador
• API key del Cliente
• Información de cobro
• Historial de uso de otras solicitudes del tenant
• Datos de otros tenants

Cada solicitud se procesa de forma aislada. Los proveedores reciben únicamente el contenido estrictamente necesario para la generación de la respuesta.

Zihin procesa datos personales con base en:

• Ejecución de contrato: para prestar los servicios contratados
• Interés legítimo: para mejorar el servicio, prevenir fraude, garantizar seguridad
• Obligación legal: para cumplir requisitos fiscales, contables, regulatorios y judiciales
• Consentimiento: para comunicaciones opcionales y analytics, donde sea exigido

El Cliente puede retirar el consentimiento para tratamientos opcionales en cualquier momento, mediante solicitud.

Zihin comparte datos, en la estricta medida necesaria, con:

• Proveedores de IA: OpenAI, Anthropic, Google, xAI y OpenRouter (este último solo con la clave del propio Cliente), según lo descrito en la sección 4
• Procesador de pagos: Stripe
• Infraestructura y alojamiento: Railway (alojamiento del sitio y del chat), Supabase (autenticación, base de datos y almacenamiento) o proveedores equivalentes
• Analytics y monitoreo: herramientas internas y/o de terceros, en base agregada y anonimizada siempre que sea posible
• Aionz Integração Serviços e Tecnologia Ltda: cuando el Cliente contrata servicios profesionales en Brasil (ítem 3.2 de los Términos)
• Socios integradores acreditados: cuando el Cliente contrata servicios profesionales vía canal (ítem 3.3 de los Términos)
• Autoridades legales: cuando sea exigido por ley, orden judicial o para la protección de derechos de Zihin o de terceros

Se mantienen acuerdos de tratamiento de datos con los principales proveedores. Zihin nunca comparte datos personales con fines publicitarios.

Los datos pueden ser procesados en:

• Estados Unidos (sede de Zihin AI Inc. e infraestructura primaria)
• Unión Europea (proveedores y regiones seleccionadas)
• Brasil (operaciones vía Aionz)
• Otras geografías, según los proveedores LLM y la infraestructura

Zihin observa los requisitos de GDPR y LGPD para transferencias internacionales, incluyendo cláusulas contractuales tipo (SCC) y mecanismos equivalentes cuando aplique.

• Logs de solicitudes API: 30 días (configurable para enterprise)
• Logs de error: 90 días
• Analytics de uso (agregado): 12 meses
• Registros de cobro: 7 años (requisito legal)
• Datos de la cuenta: hasta la eliminación + 30 días de gracia
• Eventos de webhook: 90 días
• Conversaciones (sesiones y mensajes) y archivos adjuntos (notas de voz, fotos y archivos): se conservan mientras la cuenta o la organización esté activa, o hasta que se solicite su eliminación al administrador de la organización o a contact@zihin.ai (la aplicación no tiene función de eliminación de cuenta ni de datos). El vencimiento de la ventana de reanudación de una conversación no borra su contenido.
• Memoria persistente del agente (cuando el Cliente la habilita): expira automáticamente a los 30 a 180 días, según la categoría de la información

Tras los períodos de retención definidos arriba, los datos son eliminados de forma permanente o anonimizados.

El uso de cookies se rige por nuestra Política de Cookies, que integra esta Política de Privacidad.

Bajo LGPD, GDPR y regulaciones análogas, los titulares tienen derecho a:

• Acceso: recibir copia de los datos personales tratados
• Corrección: actualizar datos imprecisos o desactualizados
• Eliminación: solicitar el borrado ("derecho al olvido")
• Portabilidad: recibir datos en formato estructurado e interoperable
• Restricción: limitar tipos de tratamiento
• Objeción: oponerse a determinados tratamientos
• Información: conocer con quién se comparten los datos

Acceso, corrección y eliminación en la aplicación móvil. Las cuentas de la aplicación Zihin AI son aprovisionadas por el administrador de la organización cliente, y la aplicación no tiene función de eliminación de cuenta ni de datos. Para acceder a sus datos, corregirlos o eliminarlos, envíe la solicitud al administrador de su organización o a contact@zihin.ai.

Las solicitudes deben enviarse a contact@zihin.ai. Zihin responde en hasta 30 días, pudiendo solicitar verificación de identidad. Para los datos en los que Zihin actúa como Encargado, las solicitudes de los titulares deben dirigirse primariamente al Cliente (Responsable), con soporte técnico de Zihin cuando aplique.

Zihin adopta medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo para datos sensibles
• Hashing de contraseñas
• Segregación multi-tenant
• Control de acceso basado en roles
• Logs de auditoría
• Monitoreo continuo

Ningún sistema es completamente inmune a riesgos. En caso de incidente de seguridad que involucre datos personales, Zihin notificará a los Clientes afectados conforme a las exigencias legales aplicables y los procedimientos del DPA.

Zihin no está destinada a personas menores de 18 años. La plataforma no debe utilizarse para tratar datos de menores sin una base legal específica y la supervisión adecuada del Cliente.

• E-mail: contact@zihin.ai
• Encargado de Protección de Datos / DPO: contact@zihin.ai
• Dirección: Zihin AI Inc., 651 N Broad St, Suite 206, Middletown, DE 19709, EE. UU.
• Representante en Brasil (LGPD): Aionz Integração Serviços e Tecnologia Ltda, CNPJ 52.400.922/0001-90, Anápolis/GO, mediante e-mail contact@zihin.ai

Zihin puede actualizar esta Política periódicamente. Los cambios materiales serán comunicados con una antelación mínima de 14 días vía e-mail o notificación en el dashboard.